Peran Arsip dalam Pemberantasan Korupsi

Sebagai makhluk sosial manusia akan selalu mencari informasi yang kiranya diperlukan untuk kelancaran dalam proses interaksi dengan lingkungan sekitar. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan membuat informasi yang didapatkan oleh manusia semakin bertambah, seseorang bisa saja lupa akan informasi yang telah ada dikarenakan keterbatasan memori seseorang untuk mengingat.

Oleh karena itu, dibutuhkan arsip yang berfungsi membantu mengembalikan ingatan manusia mengenai informasi yang terekam. Arsip ada, tetapi keberadaannya tidak diada-adakan,arsip merupakan sumber informasi yang direkam/terekam yang otentisitas, kredibelitas, legalitas dan integritasnya bisa diandalkan.

Dalam perkembangan sejarah suatu negara, arsip memegang peran penting sebagai bukti pengingat perkembangan dan pembangunan yang telah berlangsung di suatu negara. Terkait penyelenggaraan negara yang bebas dari korupsi, arsip memiliki peran di dalamnya guna menjadi bukti yang kuat atas kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh sebuah organisasi. Dengan kata lain arsip berperan serta sebagai pengawal dan pertanggungjawaban agar kegiatan yang dilakukan pemerintah sejalan dengan apa yang telah direncanakan.

Kebanyakan masyarakat menganggap bahwa arsip hanyalah sebatas kertas yang berisikan tentang sejarah atau tumpukan kertas yang sewaktu-waktu akan dibuang. Akan tetapi, arsip memiliki kegunaan sebagai aset informasi yang sewaktu-waktu dapat dipergunakan. Menurut UU No. 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan:

“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”

Adapun pembagian arsip berdasarkan fungsinya yakni arsip dinamis, arsip statis dan arsip vital. Arsip dinamis arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Sementara arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Sedangkan jika ditinjau dari aspek hukum arsip dibedakan menjadi dua yakni arsip otentik dan arsip otentik. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan dan dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.

Penyelenggaraan Kearsipan di Indonesia

Dalam Undang-undang Kearsipan menjelaskan bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan di Indonesia yakni menjamin terciptanya arsip yang autentik dari kegiatan yang dilakukan pemerintah, swasta maupun perseorangan, yang nantinya dapat dijadikan pertanggungjawaban dan alat bukti yang sah. Selain itu penyelengaraan kearsipan juga bertujuan meningkatkan pelayanan publik dan sebagai penjamin keselamatan aset nasional .

Barang milik negara/daerah atau aset merupakan potensi ekonomi yang memiliki manfaat finansial yang dapat diperoleh pada masa akan dating, yang dapat menunjang peran dan fungsi pemerintahan daerah sebagai pemberi pelayanan publik kepada masyarakat . Namun, ketika aset yang dimiliki tidak di kelolah baik dari segi adminitrasi maupun fisik, aset tersebut dapat hilang atau berpindah tangan bahkan merugikan negara.

Salah satu permasalahan aset pemerintah yang lepas yakni Taman Bersih Manusiawi dan Wibawa di Tanjung Priok yang sejak tahun 1994 diperuntukkan DKI sebagai ruang terbuka hijau. Kemudian taman itu dikorbankan untuk stadion berlangsungnya Asian Games 2018. Namun belakangan terungkap pemerintah DKI tidak mengantongi dokumen kepemilikan tanah yang lengkap. PT. Buana Permata Hijau menggugat pemerintah DKI ke Pengadilan Tata Usaha Negara dan pengadilan memutuskan DKI kalah dalam perebutan lahan tersebut pada Januari 2015 lalu . Hal diatas menjelaskan peran penting dari dokumen/arsip dan kelengkapan dari aset negara dalam menjga keberadaannya sesuai dengan fungsi.

Selain itu pentingnya arsip sebagai penjamin keselamatan aset berbangsa dan bernegara sudah terasa ketika bangsa Indonesia tidak mampu membuktikan kepemilikan dari Pulau Sipadan dan Ligitan yang akhirnya menjadi kepemilikan Malaysia. Dalam sengketa kedaulatan tersebut hal yang menguatkan pihak Malaysia atas hak kepemilikan kepulauan tersebut karena Malaysia memiliki arsip/dokumen administraif mengenai penerbitan ordonasi perlindungan satwa burung dan pajak terhadap pengumpulan telur sejak tahun 1930 dan operasi mercusuar 1960-an .

Oleh karena itu, diperlukan pengolahan arsip aset yang meliputi pendataan, inventaris terkait aset dan batas-batas wilayah yang ada, hal ini mengingat Indonesia sebagai negara yang memiliki 17 ribu lebih pulau dan penduduk lebih 135 juta jiwa pada tahun 2015 . Kemudian dari hasil pendataan tersebut akan menghasilkan arsip sebagai bukti yang sah serta sebagai pewaris bagi generasi bangsa.

PERAN ARSIP DALAM AKUNTABILITAS

Dengan jumlah penduduk Indonesia yang terus bertambah, pemerintah dituntut untuk memberikan pelayaanan publik yang prima dan merata. Pemerintah yang baik adalah pemerintah yang menerapkan transparansi, serta menempatkan peran serta masyarakat dalam peningkatan pelayanan publik dan pengimplementasian akuntabilitas.

Konsep akuntabilitas timbul karena adanya pihak pemberi amanah dengan pihak yang menerima amanah. Keseimbangan antara hak dan kewajiban merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam mempertanggungjawabkan sebuah amanah. Pertanggungjawaban memerlukan pencatatan dan penghitungan bukan sekedar apa yang dilakukan, tetapi termasuk juga kinerja dan melaporkan berhasil tidaknya suatu amanah yang dikerjakan kepada pihak yang lebih tinggi.

Akuntabilitas merupakan salah satua spek penting dalam membentuk pemerintahan yang baik (good governance). Patricia Douglas (1993) dalam Mohammad, Ismail dkk., menyatakan bahwa akuntabilitas suatu organisasi mengimplikasikan tersedianya informasi tentang keputusan/kebijakan dan tindakan yang diambil selama masa operasi. Keberhasilan suatu organisasi ditentukan oleh kemampuan untuk menciptakan informasi yang terbuka, seimbang dan merata bagi semua pihak yang berkepentingan . Definisi lain mengenai akuntabilitas menurut The Harper Dictionary of American Government and Politics (1992), yakni adanya kewenangan yang lebih tinggi dan pengawasan dari kewenangan yang lebih tinggi, serta kewajiban melakukan tindakan administrasi dalam masyarakat pada umumnya atau organisasi dan dokumen/rekaman penting sebagai standar kepatuhan .

Di dalam organisasi cikal bakal terbentuknya akuntabilitas terletak pada struktur organisasi yang diiringi dengan deskripsi tugas yang jelas untuk setiap orang yang kemudian akan mengikutkan pertanggungjawaban mengenai amanah yang diemban. Dengan demikian secara luas akuntabilitas mencakup unsur-unsur manajemen yang nantinya dijadikan pengontrol kegiatan dan sebagai perbandingan hasil dan yang telah direncanakan.

Mengingat tugas utama sektor publik adalah menyelenggarakan pelayanan prima kepada publik maka sektor publik sebagai penerima amanah diharapkan mampu memberikan pertanggungjawabannya kepada masayarakat (pemberi amanah). Terselenggaranya akuntabilitas bagi organisasi dapat dipengaruhi oleh lingkungan internal dan eksternal, yang kemudian dari faktor-faktor tersebut akan mempengaruhi laporan yang akan dijadikan sebagai pertanggungjawaban .

Laporan yang akan diciptakan sebagai alat pertanggungjawaban organisasi tentunya berdasarkan informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan. Salah satu ciri laporan akuntabilitas yakni harus dibangun berdasarkan informasi yang handal, untuk menjamin keabsahan, akurasi, objektifitas dan ketepatan waktu dalam penyampaian infomasi .

Pada Undang-undang 43 Tahun 2009 salah satu azas dalam penyelenggraan kearsipan adalah azas akuntabilitas yang dimana penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu manajemen kearsipan agar rekaman kegiatan suatu organisasi dapat dijadikan alat pertanggungjawaban kepada publik. Sehingga tercipta tata kelola pemerintahan (good governance) yang akuntabel dan transparan.
PERAN ARSIP DALAM PEMBERANTASAN KORUPSI
Secara garis besar good governance dapat dipahami sebagai penyelenggaraan manajemen pemerintah yang bertanggung jawab serta menciptakan pemerintahan yang bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN) dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat .

Dengan terciptanya tata kelolah pemerintahan yang baik, diharapkan sistem dalam administrasi dapat memberikan pelayanan prima bagi masyarakat. Reformasi administrasi diharapkan mempu menciptakan aparatur yang berorientasi untuk melayani masyarakat sebaik-baiknya secara efektif dan efisien, serta terhindar dari praktek mal-administrasi . Dengan penyelenggaraan etika administrasi diharapkan berfungsi sebagai kontrol dan standar bagi organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan tugas pokok.

Namun demikian tidak tertutup kemungkin ada oknum di dalam suatu organisasi yang melakukan tindakan maladministrasi atau pemalsuan dokumen penting. Maladministrasi dapat dikatakan sebagai tindak pidanan korupsi ketika memalsukan buku atau daftar-daftar untuk pemeriksaan administrasi, ini diatur dalam pasal 9 undang-undang No.31 Tahun 1999 jo. UU No.20 Tahun 2001. Pegawai negeri atau orang selain pegawai negeri yang diberikan tugas menjalankan suatu jabatan umum terus menerus atau untuk sementara waktu, dengan sengaja memalsu buku-buku atau daftar-daftar yang khusus untuk pemeriksaan administrasi.

Salah satu contoh kasus temuan Badan Pemeriksa Keuangan dan Pembangunan (BPKP) dan BPK mengenai maladministrasi yakni terjadi pada Ir.H. Timur Luri Laksono M.Si. yang dijatuhi hukuman penjara 3 tahun, dengan denda Rp.200 juta dengan subsider 6 bulan kurungan oleh Pengadilan Tipikor pada tahun 2013. Kasus tersebut berawal dari kesalahan administrasi yang erat hubungannya dengan tindak pidana korupsi, dalam hal ini pemalsuan Berita Acara pelaksanaan pekerjaan.

Berita Acara Serah Terima Pekerjaan yang dilaporakan bahwa pekerjaan telah selesai 100%, padahal pekerjaan/proyek budidaya rumput laut belum selesai 100%. Dengan berita acara yang menyatakan pekerjaan 100% telah selesai, maka pihak penyedia barang(kontraktor) dapat menerima pembayaran 100% dari Pengguna Anggaran sebagai penanggungjawab pengadaan proyek budidaya rumput laut, yang mana seharusnya belum boleh menerima pembayaran 100%. Dalam putusan hakim unsur-unsur tindak pidana korupsi sudah terpenuhi seperti, pegawai negeri atau selain pegawai negeri yang ditugaskan suatu jabatan umum secara terus menerus atau untuk sementara waktu, dengan sengaja, memalsu, buku-buku atau daftar-daftar yang khusus untuk pemeriksaan admninistrasi. Sehingga pelaku didakwah dan menjatuhkan putusan pidana terkait tindak pidana korupsi pasal 9 undang - undang RI nomor 31 tahun 1999 Jo. undang - undang RI nomor 20 tahun 2001 tentang perubahan dan penambahan undang - undang RI nomor 31 tahun 1999.

Jika dikaitkan dengan penyelenggaraan kearsipan hal di atas melenceng dari azas keautentikan dan kepercayaan yang harus dipegang sehingga arsip dapat digunakan sebagai bukti dan bahan pertanggungjawaban (akuntabilitas). Di samping itu peran arsip dibidang hukum tertera pada pasal 184 ayat (1) KUHAP mengenai alat bukti seperti; 1) Keterangan Saksi, 2) Keterangan Ahli, 3) Surat, 4) Petunjuk, 5) Keterangan Terdakwa. Bukti surat bisa jadi sangat penting ketika memiliki informasi yang berkaitan dengan suatu kasus tertentu, baik dari segi hak dan kewajiban penyelenggara negara maupun rekaman suatu peristiwa,

Kemudian mengingat pentingnya arsip di ranah hukum, maka Komisi Pemberantasan Korupsi selaku lembaga yang diberi amanat melakukan pemberantasan korupsi, menjalin kerja sama dengan Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia dalam bidang kerasipan. Bentuk kerjasama yang dilakukan yakni untuk menjamin terciptanya manajemen kearsipan di KPK, ANRI menugaskan 4 arsiparisnya untuk mengolah arsip-arsip yang ada di KPK. Selain itu arsip statatis yang yang diberikan KPK ke ANRI merupakan memori yang penting bagi generasi mendatang karena dapat menggambarkan perjalanan bangsa khususnya dinamika pemberantasan korupsi.

Oleh karena itu, diperlukan kebijakan yang tegas dalam rangka menjalankan Manajemen Kearsipan di setiap intasnsi pemerintahan guna terciptanya good govenrnance yang akuntabel dan transparan. Mengingat kebutuhan masyarakat akan informasi yang semakin kompleks, maka pemerintah juga dituntut memberikan pelayanan yang prima baik dalam memberikan informasi maupun jasa. Di era keterbukaan informasi saperti saat ini, pemerintah harus membuka mata akan pentinya peran kearsipan dalam pembangunan pemerintahan yang bersih dari korupsi kolusi dan nepotisme. “ARSIP HILANG, ASET MELAYANG”

Oleh: Muhammad Ridwan | Mahasiswa Universitas Hasanuddin